Una sera prima della tesi
Ricordo bene la sera prima della discussione della mia tesi di laurea. Come spesso accade a chi studia architettura, le tavole si lavorano fino all’ultimo momento. Restare in studio fino a tardi, sistemare gli ultimi dettagli, correggere un’impaginazione.
Quella sera si era fatta l’ora di cena. Sotto lo studio c’era una pizzeria che faceva anche asporto. Decisi di scendere a ordinare una pizza e tornare rapidamente al lavoro.
L’attesa
Alla cassa c’era il vecchio proprietario. Una persona anziana, di altri tempi. Ordino la pizza e chiedo quando sarà pronta. Torno velocemente in studio per continuare a lavorare.
Quando arriva il momento, scendo a ritirarla.
La risposta è semplice:
“Ancora cinque minuti.”
Risalgo. In cinque minuti si può ancora fare qualcosa: controllare una tavola, sistemare due linee, verificare un dettaglio.
Riscendo.
La risposta è la stessa:
“Ancora cinque minuti.”
Quando manca un processo
Molto tempo dopo ho capito una cosa. Probabilmente quel signore non stava mentendo. Quella era semplicemente la sua risposta standard.
Non sapeva davvero quanto mancasse. Non aveva un processo di lavoro.
Aveva una formula.
Quando manca un processo, le attività vengono inseguite una dopo l’altra, le scadenze diventano approssimative e la comunicazione con il cliente si riempie di frasi generiche:
- “siamo quasi alla fine”
- “manca poco”
- “domani chiudiamo”
Il bisogno dietro la richiesta
Io ero sceso in pizzeria con un bisogno molto semplice: mangiare velocemente e tornare a lavorare.
La pizza era solo lo strumento.
Per la pizzeria, invece, la situazione era diversa: stavano semplicemente facendo pizze. Il mio tempo, la mia urgenza, il motivo per cui ero lì non facevano parte del loro modo di organizzare il lavoro.
Il mio bisogno non era entrato nel processo.
Qualcosa di simile accade spesso anche negli studi tecnici.
Il cliente raramente arriva dicendo:
- “Ho bisogno di una CILA”
- “Devo presentare una SCIA”
Arriva con problemi concreti:
- sistemare la casa
- aprire un’attività
- rendere utilizzabile uno spazio
Le pratiche edilizie sono strumenti tecnici. Il vero lavoro è rispondere al bisogno del cliente.
Una lezione anche per il mio lavoro
C’è una cosa che ho capito solo anni dopo.
Per un periodo mi sono accorto di essermi comportato, senza volerlo, esattamente come quel pizzaiolo.
Risposte date troppo velocemente. Tempi stimati con leggerezza. La sensazione che “mancasse poco” quando il lavoro non era ancora sotto controllo.
La pizza, tra l’altro, era anche buona.
Ma mancava il resto.
Nel mio lavoro succedeva qualcosa di simile: ero bravo in quello che facevo, ma poco efficiente nel modo in cui lo organizzavo.
Le 7 regole per evitare l’effetto “ancora cinque minuti”
- Pianificare il lavoro fin dall’inizio.
- Utilizzare un’agenda condivisa.
- Creare procedure semplici e monitorabili.
- Organizzare template e modelli di lavoro.
- Prevedere verifiche periodiche.
- Individuare i colli di bottiglia.
- Mantenere una comunicazione costante con il cliente.
Cosa insegna davvero quella pizza
Il problema non era l’attesa. Il problema era che nessuno sapeva davvero quanto sarebbe durata.
In uno studio di architettura il processo non è un dettaglio organizzativo. È una parte del servizio professionale.
Perché uno studio non offre semplicemente pratiche.
Offre un modo per risolvere problemi reali e rispondere ai bisogni del cliente.
